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10 verbos que vão te ajudar a administrar melhor o seu tempo no trabalho

Já teve aquela sensação de que o tempo passou rápido demais ao conversar com uma pessoa querida?

E quando o tempo demora a passar no ambiente de trabalho, e no final, você se dá conta que não conseguiu fazer nem metade das obrigações?

Essas sensações são provas de como o tempo é a forma como você utiliza o espaço marcado pelo relógio. Portanto, tempo não é medida, mas sim, a experiência.

E infelizmente ele não é negociável: não dá pra comprar o que falta e vender o que sobra. E o dia não vai ter mais de 24 horas, como a gente de vez em quando se pega sonhando.

A maioria das pessoas passam a maior parte do dia no trabalho, como imagino que seja o seu caso. O ideal é que esse lugar sirva de laboratório para percebermos como lidamos com as nossas decisões, focos e prioridades.

O mercado de trabalho exige hoje muito mais do profissional. Além das habilidades técnicas e inteligência emocional, é preciso que ele mostre resultados e tenha uma produtividade acima do esperado.

Assim como a gestão financeira pessoal, o tempo também é administrado melhor por uns do que por outros. No final do dia, alguns possuem mais tempo disponível para ficar com a família e realizar atividades pessoais, sem deixar de garantir o cumprimento das obrigações profissionais.

Com o tempo que acaba sobrando, é possível pensar em novos projetos, e se especializar em algo que o diferencie enquanto profissional. Para quem é líder de equipe, dá para acompanhar melhor as ações que estão sendo realizadas por seus subordinados, orientar, gerir, dar feedbacks…

Resumindo: organizar melhor o tempo de cada atividade do trabalho é crucial para determinar a eficiência de suas atividades e não sobrecarrega-lo.

Por isso, vamos mostrar que a execução prática de dez verbos pode te ajudar a romper as barreiras que dificultam o andamento e o crescimento profissional.

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1. Conhecer

Não pense que trabalhar demais é algo bem visto. Profissionais que fazem muitas horas extras e demoram muito mais tempo que o combinado para realizar atividades (mais tempo que o estipulado na carteira de trabalho) são, na verdade, ineficientes.

Por isso, você deve conhecer profundamente a sua rotina e obrigações diárias.

Não esteja cômodo em relação ao seu cotidiano. Sempre se pergunte o que você está fazendo de errado e procure identificar os problemas e corrigi-los.

Esse é o primeiro passo.

Comece o dia listando todas as atividades a serem realizadas e termine as horas de trabalho com a previsão das urgências do dia seguinte.

2. Focar

O nosso trabalho costuma render muito mais quando estamos realmente imersos naquele ambiente de corpo e alma, pelo tempo que temos disponível para executar nossas atividades.

Isso é o foco. Se damos foco à beleza do nosso corpo, teremos um corpo de alto padrão, certo? E se dermos foco ao trabalho, logo, teremos um trabalho de alto rendimento.

Mas isso não significa que nossa vida tem que estar resumida na beleza do corpo e/ou unicamente no trabalho. O importante é saber dosar cada coisa por vez: se você está fazendo algo relacionado ao trabalho com o corpo – como uma atividade física, é nisso que tem de estar focado. Se você está no trabalho, é no trabalho que tem que se entregar. Assim como quando está em um momento de descanso, não deve pensar em outros afazeres pesados.

Consegue perceber que há um desgaste quando estamos fisicamente em algum lugar e mentalmente em outro?

Aí, não há tempo que seja suficiente.

O estresse por exemplo é uma das maiores evidências de que talvez você não esteja 100% “presente no presente”. Pode ser aquela vontade de estar em um lugar estando em outro – o que muitas vezes leva à frustração e baixa produtividade.

O antídoto para isso continua sendo o foco. Respire, pare de se debater e decida o que vai focalizar a partir do próximo instante.

É como retomar a consciência após um mergulho na água.

Dentro do trabalho, é difícil ser um “profissional multitarefa”, por mais que muitas empresas criem a expectativa de que o funcionário deve acumular várias funções. Na prática isso compromete a produtividade se não soubermos conciliar mais de uma atividade por vez.

A capacidade de realizar múltiplas tarefas em conjunto até existe, mas o complicado mesmo é conseguir excelência em todas elas. Por isso, o trabalho de qualidade exige foco.

3. Priorizar

Administrar bem o tempo nada mais é que saber administrar nossas ações no tempo. E isso está diretamente relacionado à decisões: o que você escolhe primeiro.

Logo, por mais que você tenha mil coisas para fazer, dê prioridade àquelas que são mais urgentes. Coloque as tarefas mais difíceis no topo, e assim, quando já estiver cansado, você dará sequência as tarefas mais fáceis de realizar sem um grande esforço.

“Importante” é tudo aquilo que você faz que lhe trará algum resultado que lhe interessa e aproximará do alcance de algum objetivo. Mas “urgência” e “importância” são conceitos diferentes. Uma tarefa pode ser somente importante, mas não ter urgência alguma a princípio. Assim como uma outra pode ser urgente mas não ter importância – essas são as populares “para ontem!”.

As atividades importantes são aquelas que você poderá se dedicar mais, e que lhe trará um bom resultado.

O maior problema da urgência é que se você atende a tudo que é urgente, acaba deixando de lado as coisas importantes a todo momento, pois tarefas urgentes sempre aparecerão para quem trabalha.

É importante que você faça uma estimativa de quanto tempo irá usar para realizar cada tarefa e, conforme for realizando, risque o item da lista.

Nem precisa dizer que é importante que todos os itens sejam cumpridos à risca, certo?

Tenha consciência que, assim, há mais chances de você evitar o chamado retrabalho, que consome muito mais tempo. Então, nada melhor que fazer tudo certinho na primeira vez (mesmo que consuma um pouco mais de tempo), e evitar a possibilidade de ter que fazer tudo outra vez.

Após o almoço ou intervalo, revise a lista de atividades do dia e marque um OK no que já fez. Aí dá para você revisar as próximas atividades e, se preciso, realocar prioridades.

4. Organizar

Uma mesa desorganizada e a falha no cumprimento e acompanhamento de tarefas são resultados certos da falta de conhecimento que mencionamos no primeiro verbo.

Então, o próximo passo é saber que a organização será sua aliada nesse processo.

Com tudo no lugar, você não perde tempo procurando arquivos, pastas e relatórios – físicos e também no computador. Especialmente os arquivos digitais, esteja sempre atento(a) ao nome que você coloca neles. Pense sempre na nomeação dos arquivos, de uma maneira que fique fácil acha-los quando precisar.

As tarefas do dia (eventos, reuniões, ligações a fazer, cobranças, prazos) podem ser otimizadas usando a tecnologia a seu favor.

Como? Utilizando uma agenda.

Uma agenda é um item que ajuda a organizar a sua rotina de trabalho e os compromissos pessoais que são importantes lembrar.

Muita gente ainda é apegada ao papel, ao hábito de escrever e controlar tudo com a escrita. Não tem problema.

Mas existem também opções feitas para computador e smartphones, e que são integradas.

Para um corretor de imóveis por exemplo, esta é uma ferramenta essencial. Às vezes, fazer anotações em papéis soltos é um risco porque elas podem ser perdidas com muita facilidade.

Se você ainda não usa uma agenda, ou nunca conseguiu se habituar à uma, vale a pena insistir.

O Google Agenda é uma ótima ferramenta para isso. Lá você consegue organizar compromissos pessoais, podendo agendar reuniões com mais pessoas e até compartilhar as agendas. É de graça, e só é preciso ter uma conta vinculada ao Gmail. Dá para trabalhar também de forma off-line.

A facilidade para fazer os registros, o recebimento de notificações e a possibilidade de acessá-la em qualquer lugar são outras vantagens da agenda online.

Outra dica é válida para o e-mail, que costuma fazer muita gente perder tempo. Separe um dia para criar tags e pastas diferentes para separar as mensagens na medida que elas vão chegando. Isso vai te ajudar melhor a despachar os e-mails urgentes, controlar demandas pelas respostas e cobrar retornos quando eles devem ser cobrados, sem deixar para última hora.

Tente responder aos e-mails assim que eles chegarem à sua caixa de entrada. Assim, você não perde tempo para voltar a eles e nem acaba esquecendo de um ou outro retorno.

Outra dica de organização é a reserva de um horário na parte da manhã para fazer ligações telefônicas. Nesse período do dia, é muito mais fácil encontrar as pessoas no ambiente de trabalho e resolver de uma vez as pendências. Assim você fica com o resto do dia para se dedicar à outros compromissos, que exigem maior concentração.

5. Conciliar

Quem não consegue conciliar a vida pessoal, os estudos e a vida profissional acaba ficando desmotivado e atrapalhando o andamento saudável do seu tempo.

Aí que vem aquela sensação que comentamos antes… de querer um dia com mais de 24 horas para conseguir dar conta de tudo – e ainda descansar.

Participar ativamente da criação dos filhos e se destacar no emprego parece impossível, não é? Para quem não organiza bem o tempo parece muito mais.

O essencial é perceber o quanto cada uma dessas atividades precisam de você, e como é possível conciliar todas elas.

Isso te dará tranquilidade quando estiver no trabalho e precisar do foco que falamos antes.

Se é importante para você estar com a família, estabeleça um horário diário para uma pequena reunião entre todos, como o horário do almoço ou jantar. Estabeleça o horário para cuidar da saúde, e acima de tudo, saiba respeitar seus próprios limites. Nem sempre dá pra fazer tudo que se tem vontade.

É sempre uma questão de saber negociar.

Mesmo quando esporadicamente há de se fazer uma alteração na agenda, sabia que a flexibilidade é possível desde que o profissional mostre que dá conta do seu trabalho.

A maioria dos chefes entende isso e, com essa liberdade, você conseguirá conciliar melhor todas as atividades do seu dia que vão além do escritório.

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6. Eliminar

Definitivamente, não dá para carregar o mundo nas costas.

Quantas vezes nos pegamos fazendo uma coisa ou dedicando tempo à uma atividade que no final das contas não serviu para nada?

Se no momento em que você está organizando as atividades identificar alguma tarefa não é extremamente necessária e não vai causar problemas, não tenha medo de descarta-la.

Procure observar diariamente quantas vezes você se flagra fazendo mais do que uma atividade simultânea, ou desafiando o foco daquela atividade que estava realizando. Pior: quantas vezes você percebeu que estava sendo perfeccionista e incrementando várias vezes uma atividade depois de concluí-la?

Não sofra para eliminar esses mecanismos que você mesmo crie para situações que muitas vezes demandam menos tempo.

7. Delegar

Ou uma outra opção é distribuir as tarefas para outras pessoas.

Quando você identificar que um colega no ambiente de trabalho pode executar determinada tarefa – às vezes, até melhor do que você – passe adiante.

É comum que em um determinado momento da carreira você queira assumir mais responsabilidades e executar todos os serviços para demonstrar maturidade para você e/ou para sua chefia.

Isso é um erro que acaba fatalmente sobrecarregando o profissional, que poderia muito bem distribuir as tarefas e administrar as atividades entre sua equipe.

Se você possui um cargo de liderança, saiba delegar funções para se livrar do excesso de atividades.

A via dupla de comunicação é fundamental para a delegação. Descobrir na data de entrega que uma tarefa não foi concluída ou que não foi feita como deveria é um risco. Por isso, você precisa que seus funcionários prestem contas à você. Isso significa que eles irão conversar regularmente sobre o status e a energia gasta em cada fase para que não haja surpresas desagradáveis.

Quanto mais você pratica o verbo “delegar”, mais rápido e fluido a sua prática se torna.

Mas o ideal é que você não delegue tudo de uma vez, pois a tendência é que as coisas se desestabilizem e acabe voltando tudo para suas mãos.

Não seja tão exigente e crítico nesse processo: deixe o outro aprender com o tempo e se aperfeiçoando com respaldo no seu acompanhamento e feedback.

Mas se você é subordinado, converse com seu superior para distribuir melhor as atividades no setor. Seja franco e assuma a sua incapacidade para realizar determinados trabalhos em detrimento de outros que exigem maior dedicação, esforço e prioridade. Saber dividir alegrias e conflitos é fundamental.

É preciso saber tomar decisões próprias ou conjuntas, e saber dizer “não”.

Um dos caminhos para começar a recusar tarefas e favores, ou delega-las, é lembrar aqueles momentos em que você se arrependeu ao aceitar, por que acabou perdendo o foco principal.

Aí você conseguirá perceber quanto tempo e quanto de estresse poderiam ser poupados se tivesse tido a coragem de dizer uma simples palavra.

8. Evitar

Evite algumas situações no trabalho pode te ajudar a manter um ambiente harmônico e saudável para seus afazeres.

A primeira delas é a distração. Não se distraia com conversas paralelas – algumas podem ser saudáveis para manter a boa convivência entre os colegas, mas quando você perceber que está ocupando tempo demais (e que não vai levar a lugar nenhum), retorne para sua bolha e foque.

Seja sociável com moderação. Durante o expediente, o foco tem que estar no trabalho (que é digno de dedicação exclusiva naquele período).

Há também aquelas outras distrações que fazem parte do dia-a-dia. As mais famosas: celular (whatsapp então…), fofoca, internet, redes sociais, lanches da tarde e aquele momento do cigarro para os fumantes.

Não precisa cortar tudo drasticamente, mas tente diminuir a frequência.

Se pararmos para analisar nossa própria vida, muitas dessas distrações podem ser evitadas com vigilância e autocontrole.

Uma ideia que costuma funcionar é criar um sistema de recompensas, no qual a cada vez que você conseguir evitar uma distração, possa seja “premiado”. Seja criativo e monte um mecanismo eficiente que o ajude a atingir esse objetivo. Pense também que se você descumprir o que se propôs, deve ser “punido” para que sirva de motivação.

Pequenos momentos de distração podem acabar tomando muito tempo e, quando você perceber, terá tarefas acumuladas e acabará “pegando emprestado” o tempo que iria usar para outras coisas.

Você pode ainda contar com a ajuda dos seus colegas de sala mais chegados. A principal função deles seria repreender você quando estiver perdendo tempo com alguma distração. Com o tempo, você será capaz de se controlar muito melhor sozinho, pois ninguém gosta de ser repreendido muitas vezes.

Evite também se deslocar do ambiente de trabalho para enfrentar filas, já que a tecnologia está aí para nos ajudar. Quanto mais coisas você puder resolver pela Internet ou telefone, faça. Exemplos? Pagamento de contas, agendamento de consultas, marcação de serviços estéticos, compra de ingressos, compra de passagens, e por aí vai.

É um tempo que você ganha para focar em suas tarefas (ou até sair mais cedo do trabalho esporadicamente).

Evite trânsito. Para isso, estude as opções e condições do fluxo de veículos no caminho até a sua casa para chegar mais rápido. Ou entre um compromisso e outro. Há aplicativos de GPS para celular que te dão as melhores rotas com notícias atualizadas sobre engarrafamento. Um deles – o mais famoso – é o Waze. Gratuito e disponível para Android, Windows Phone e iOS.

Evite fazer horas extras. Para isso, limiteseu horário de trabalho: quando você sabe que pode usufruir de um tempo adicional, você acaba se condicionando a deixar as coisas se acumulares para “resolver mais tarde”. Isso é um erro.

Experimente criar um limitador de horário para você no dia a dia. Se seu horário de trabalho é até as 18 horas, não ultrapasse. Pense naquele exemplo de você estar em um bar e de repente as luzes começam a se apagar e os garçons retiram aos poucos as cadeiras para “te expulsar”. É mais ou menos por aí.

9. Descansar

Os especialistas dizem que, em média, conseguimos ficar concentrados em uma atividade por até 90 minutos, desde que façamos pequenas pausas de cinco minutos a cada 20 minutos.

Essa é a conclusão da importância de se planejar intervalos para desocupar a mente. Assim, a sua energia não vai cair ao longo do dia.

Porém, é importante que até estas pausas sejam cronometradas. Se ultrapassar cinco minutos, a tendência é que sua concentração diminua e você caia nas distrações que falamos agora há pouco.

Encare as pautas com seriedade, e mantenha sempre uma boa rotina de sono em casa.

Faça pausas para beber água, fuja do açúcar e se for do seu gosto, conte com a ajuda de uma música leve para relaxar a mente durante uma atividade menos tensa, como leitura de e-mails.

Esqueça a ideia de almoçar na frente do computador para ganhar tempo. Isso é ruim para o nosso corpo, e arejar a cabeça indo até o restaurante ou copa nos ajuda a produzir mais.

Falando em corpo, pare para estica-lo também. Reserve os cinco minutos das “pausas cronometradas” para alongar costas, pescoço e braços. Experimente tirar os sapatos e andar alguns minutos descalço, o que vai funcionar como uma massagem nos pés e provavelmente irá relaxar o corpo inteiro.

Descanse também os olhos. Os oftalmologistas aconselham o uso de colírio pelo menos duas vezes por dia. Uma gota é suficiente para lubrificar os olhos. Em lugares com ar condicionado, é mais fácil ficarmos com os olhos ressecados e cansar a vista.

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10. Repensar

Mas mesmo depois de praticar todos esses verbos, você ainda perceber falhas no gerenciamento do seu tempo, isso pode significar um problema muito maior.

A má administração do tempo pode muitas vezes ocorrer porque o profissional não tem objetivos claros na carreira, e não sabe ao certo aonde quer chegar.

É aquela sensação de que qualquer coisa é mais interessante que o próprio ofício. Portanto, o mais importante é refletir o porquê de continuar trabalhando naquela empresa e quais são suas metas para o futuro.

Com esses objetivos definidos, a questão do tempo passa a ser apenas um detalhe. Boa sorte!

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