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Ferramentas gratuitas na internet para aumentar a produtividade no trabalho

Quer dar um “up” na rotina do seu trabalho e da sua equipe com a ajuda da tecnologia?

Centenas de aplicativos mobile e ferramentas disponíveis na internet podem trazer uma série de benefícios e inovações para o dia a dia do seu escritório.

São vários exemplos que vamos elencar mais para frente. Tem para todos os tipos de necessidade e tipos de atividade. O importante é que todas elas vão ajudá-lo na organização e, consequentemente, aumentar a sua produtividade e/ou de sua equipe.

Essas ferramentas são chamadas de “colaborativas”, e são espaços muito interessantes que melhoram o ambiente de trabalho e a comunicação entre equipes.

Definitivamente, foi-se o tempo em que colaboração significava o compartilhamento e encaminhamento de arquivos por meio de anexos via e-mail. Na contramão disso, as soluções colaborativas garantem que profissionais trabalhem sempre com os documentos mais atualizados.

Mas isto não se adequa só a quem está diariamente dentro das corporações. Seja para quem trabalha em projetos individuais home office, microempreendedores individuais e profissionais freelances: todos podem ganhar muito com as funcionalidades dessas ferramentas.

São alternativas ágeis para facilitar processos que, feitos separadamente, acabam por se tornar cansativos e confusos.

O uso da colaboração acaba afetando também de forma positiva as parcerias com fornecedores.

Através das ferramentas que vamos mostrar, os profissionais e colaboradores podem criar, armazenar, acompanhar, compartilhar e alterar arquivos de trabalho em tempo real.

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Mais sobre ferramentas colaborativas

Essas ferramentas oferecem normalmente uma série de soluções para diferentes negócios e profissionais, como o acompanhamento do fluxograma, orçamento, criação e edição simultânea de documentos e formulários, entre outros. Você consegue encontrar a grande maioria de graça, ou com planos que cobram a partir do momento em que as funcionalidades e capacidades são expandidas.

As versões gratuitas geralmente têm limitação de número de projetos, usuários ou recursos, mas podem servir muito bem para a realização de testes antes que a empresa ou profissional escolha qual solução de compartilhamento irá encarar.

Agora, existem empresas com necessidades peculiares e, por isso, acabam procurando sistemas colaborativos próprios, personalizados, para atender uma demanda de soluções específicas. Esses serviços costumam ter um preço também, pois são feitos por empresas à parte que realizam todo um trabalho de assessoria e suporte técnico.

Vamos focar aqui naqueles serviços mais adaptáveis para diferentes tipos de negócio que imaginamos que você possa se encaixar.

Uma força para a cultura do trabalho em equipe

O uso contínuo de ferramentas colaborativas pode ainda alterar de forma significativa a própria cultura e o comportamento dos usuários.

Isso porque, ao simplificar alguns mecanismos de colaboração e comunicação, a empresa que adota essas ferramentas acaba criando um ambiente de trabalho mais estimulante e interativo.

Portanto, isso acaba reforçando a cultura do trabalho em equipe.

Redução significativa de despesas

A primeira grande vantagem de adotar um sistema colaborativo é a redução de custos, sem dúvida. Isso porque é possível cortar as despesas geradas por licenciamento de softwares, e também na aquisição de materiais eletrônicos e papelaria, por exemplo.

Fora a redução com gastos de energia elétrica e viagens (+ hospedagem + transporte + alimentação) para realizar reuniões que são facilmente realizadas por ferramentas eficazes disponíveis online.

Leve para onde quiser

A maioria das ferramentas colaborativas possuem uma característica que, por si só, já é muito atraente: a mobilidade.

Não importa o dispositivo que você esteja usando, se é tablet, smartphone, PC ou notebook: o acesso é livre para todas as informações necessárias para o desenvolvimento de suas atividades. No caso das equipes, todos podem participar de cada etapa e decisão do grupo.

Algumas das opções disponíveis na internet permitem que o usuário faça tudo sem precisar instalar nada no computador. Tudo é feito online.

A sincronização também pode acontecer através de aplicativos mobile. Alguns são exclusivos para dispositivos móveis.

Os arquivos geralmente são consultáveis e modificáveis a partir de qualquer ponto que tenha internet, por isso a facilidade e adaptabilidade a todos as ocupações.

Acompanhamento em tempo real

Algumas ferramentas permitem ainda a edição ou comunicação em tempo real, ou seja, no momento que elas acontecem. E em qualquer horário do dia ou da noite.

Você pode criar um texto junto com um colega de trabalho que está perto ou longe por exemplo. Ou pode compartilhar e modificar uma agenda coletiva, da mesma forma que outro colega também pode.

Essa facilidade melhora (e muito!) a qualidade da tomada de decisões, uma vez que dinamizam todo um processo produtivo, cortando etapas e promovendo um maior alinhamento entre as partes que se fizerem atuantes no processo.

Muito… mas muito fácil de usar

Além de toda essa democracia que falamos, as ferramentas costumam ser facilmente manipuladas por qualquer indivíduo.

As que estão em português então, mais ainda. Algumas são feitas por brasileiros, outras traduzidas e a grande maioria é em inglês.

Mas mesmo sem ser fluente em outra língua, ainda sim você conseguirá se adaptar ao conteúdo. Isso porque essas ferramentas são criadas com uma acessibilidade grande e são muito intuitivas.

Se houver dúvida com determinada ferramenta em outra língua, você pode procurar na internet manuais ou tutoriais explicativos em português. Ajuda bastante.

Segurança garantida

Não podemos deixar de mencionar a segurança das informações. Afinal, empresas e pessoas jurídicas tem uma reputação a zelar no mercado.

Alguns sistemas colaborativos, como os que são ofertados pelas empresas do Google, prometem um esquema de segurança 24 horas por dia, mesmo sendo de graça.

O negócio é pesquisar o que cada serviço tem a dizer sobre os próprios mecanismos de segurança.

Mas é preciso ter cuidado!

Esteja sempre atento à confidencialidade e ao backup constante de dados online, para não perder horas de trabalho.

Nas ferramentas de trabalho colaborativo, você escolhe os usuários que têm acesso aos arquivos compartilhados. Por isso, não compartilhe dados sensíveis e privados, como contas e senhas bancárias.

Além disso, é sempre recomendável que você salve regularmente os arquivos compartilhados on-line em um suporte fixo, como um disco rígido ou HD externo. Por segurança.

E não é demais repetir: ao se cadastrar em uma das ferramentas, certifique-se de entender o quão seguro você estará. No site de cada uma delas há informações a respeito, e em caso de dúvidas, você pode entrar em contato com cada uma delas para se resguardar.

Vamos conhecê-las? Separamos todas elas por grandes grupos temáticos, para facilitar o entendimento sobre o que se trata cada uma.

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FERRAMENTAS DE ARMAZENAMENTO ONLINE

Já falamos sobre os benefícios do armazenamento por nuvem nesse artigo. Vamos aos detalhes de dois serviços que são referências na internet.

1. Dropbox – www.dropbox.com (em português)

O Dropbox é uma das ferramentas mais populares quando falamos em armazenamento por nuvem. É uma ótima ferramenta para quem precisa compartilhar muitos arquivos na rotina de trabalho. Ideal para quem trabalha em equipe e precisa acessar documentos a qualquer hora e local.

O aplicativo também possibilita criar um histórico dos eventos e é possível identificar quem fez qual alteração nos documentos compartilhados.

O plano gratuito tem 2 GB de armazenamento. O plano básico custa menos de 10 dólares por mês, e amplia o espaço para 1 terabyte, ou seja, 1000 GB! Já o plano empresarial pode ser testado por 30 dias e promete te dar “o espaço que você precisar” por 15 dólares/mês/usuário.

2. Sugarsync – www.sugarsync.com (em inglês)

No Sugarsync, você consegue sincronizar pastas em diversos computadores. Para isso, basta instalar o programa nos computadores que você deseja sincronizar, escolher as pastas e pronto.

Para quem trabalha em mais de um computador no trabalho essa ferramenta é ideal para não ficar pulando de galho em galho.

A versão teste é grátis e dura 30 dias. Depois, há planos a partir de 7,50 dólares, para 100 GB de armazenamento. Disponível para PC, Mac, iOS ou Android.

Para saber a diferença entre o Dropbox e Sugarsync, dê uma olhada nesse comparativo feito pelo portal da revista Exame na internet.


 

FERRAMENTAS DE QUADROS DE KABAN

“Kaban” é um sistema geralmente representado por um quadro ou quadros, onde cartões representam o trabalho seguem um fluxo pré-estabelecido de estágios. Na medida em que o trabalho vai evoluindo, os cartões vão mudando de lugar, e sempre que um novo trabalho é identificado, um novo cartão é criado.

Esse conceito é utilizado por empresas do mundo todo e costumam ter um ótimo resultado.

3. Trello – www.trello.com (em português)

O Trello é uma ferramenta que permite criar e administrar grupos de trabalho coletivos e individuais. É uma “lista de listas”, cheia de cartões.

Lá você pode definir prioridades e acompanhar o andamento de cada tarefa. Dessa forma, fica difícil perder algum prazo importante ou uma reunião.

É gratuito, mas é também disponível em planos de assinatura e conta com versões para diversas plataformas e dispositivos – web e celulares Android e iPhone.

O plano pago (Trello Business Class) custa quase 10 dólares por usuário/mês, quando pago anualmente. Ele pode ser integrado ao Salesforce, Slack, Github, Google Drive, Evernote e a muitos outros.

Mais informações sobre funções da ferramenta estão nesse link.

4. Todoist – www.todoist.com (em português)

“Alcance as metas de sua equipe sem esforço”. Essa é a propaganda chefe dessa ferramenta, que dá a possibilidade de delegar tarefas, definir níveis de prioridade, adicionar datas de vencimento de demandas, anexar arquivos e discutir tarefas em tempo real.

Dá para criar sub projetos, receber notificações por e-mail, e utilizar filtros e etiquetas.

Eles prometem a proteção de dados através de backups de hora em hora e até encriptação SSL – o mesmo padrão utilizado por alguns bancos.

Há um período de teste de 14 dias. Os planos começam com 3 dólares ao mês, e vai até quase 30 dólares ao ano, pela assinatura premium.

5. Wunderlist – www.wunderlist.com (em português)

Planejar, organizar e compartilhar listas de tarefas, compras, pendências… a ideia é facilitar o trabalho. Nessa ferramenta, você recebe lembretes a qualquer momento, definindo datas de conclusão e atribuindo tarefas. Sejam as suas listas de trabalho ou de lazer, você nunca mais perderá um prazo com o Wunderlist.

Está disponível de graça para iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle e pela web.

É de graça para uso pessoal e pago para planos empresariais. No plano Pro sai por quase 5 dólares/mês, e você tem direito a anexar arquivos maiores, delegação ilimitada de tarefas e mais fundos de tela personalizados.

6. Toodledo – www.toodledo.com (em inglês)

O Toodledo é um gerenciador de tarefas e pendências que ajuda a organizar sua lista de coisas a fazer.

Utilize a sincronização segura com o site para fazer backup de seus dados, sincronizar dispositivos e utilizar as funcionalidades adicionais. Com o programa você pode proteger suas tarefas com um código de acesso, dando ainda mais segurança.

A versão grátis da ferramenta tem funções suficientes para acabar com a bagunça. Permite que você crie, classifique, proponha datas de conclusão em qualquer tarefas, entre outros serviços.

O cadastro é simples e as funcionalidades são bem diversificadas. O plano mais barato, com mais funções, custa a partir de 15 dólares.


 

FERRAMENTAS DE AGENDA PESSOAL

7. Google Agenda – www.google.com/calendar (em português)

Já falamos dela no artigo sobre “como fazer melhor a gestão do seu trabalho”.

Recapitulando para quem ainda não conhece, começo com uma pergunta básica: “Precisa organizar melhor sua semana?” O Google Agenda permite que você programe todos os seus compromissos para garantir um aproveitamento melhor do seu tempo.

A ferramenta é essencial para todo profissional, não importa seu ramo de atuação.

Quem nunca conseguiu se adaptar à velha agenda física, essa pode ser uma oportunidade de criar um novo hábito e se beneficiar muito. De graça!


 

FERRAMENTAS DE GESTÃO DE TAREFAS

8. Google Keep - www.google.com/keep (em português)

Registre rapidamente o que está pensando e compartilhe isso com os amigos e a família. Essa é a propaganda do Google Keep, ferramenta gratuita do Google.

Dá para adicionar notas, listas e fotos ao serviço. Está com pressa? Grave um memorando de voz para que o Keep transcreva e você possa consultar mais tarde.

Dá ainda para codificar suas notas por cores e adicionar marcadores para organizá-las.

Há versão para iOS, Android, complemento para Google Chrome e web. Todo o conteúdo adicionado é sincronizado em todos os dispositivos para que você possa acessá-lo a qualquer momento.

9. Evernote – www.evernote.com/intl/pt-br (em português)

O Evernote é uma ferramenta famosa por aumentar a produtividade na rotina profissional. Com o programa, você pode redigir notas, controlar tarefas, guardar conteúdos interessantes (até pensamentos!), em qualquer lugar.

As suas notas também serão armazenadas na nuvem o que significa que você pode acessar pela web, desktop e/ou mobile.

São três planos: básico (gratuito), plus (40 reais por ano) e premium (o dobro: 80 reais/ano, com 6 funcionalidades exclusivas).


 

FERRAMENTAS DE TRABALHO COLABORATIVO

10. Google Docs – www.google.com/docs/about (em português)

O Google Docs é um dos campeões em popularidade para colaboração online. Lá você cria e edita documentos, textos, planilhas, desenhos, apresentações e formulários. Diversas pessoas podem editar o mesmo documento ao mesmo tempo, permitindo o trabalho colaborativo em par ou em time.

Todas as alterações nos documentos são salvas automaticamente à medida que você digita, o que facilita muito.

Depois de criados, os documentos podem ser salvos em diferentes formatos no seu computador: os básico XLS (arquivos Excel), DOC (Word), PPT (Power Point). E também nas extensões como PDF, ODT, ODS, RTF e CSV.

Disponível e sincronizado com aplicativo para Android e iOS.

11. BaseCamp – www.basecamp.com (em inglês)

O BaseCamp é um gerenciador de projetos bem popular na Internet, usado por grandes companhias. Funciona de forma simples, e promete ser uma solução definitiva para o gerenciamento dos projetos de uma empresa, com as vantagens múltiplas.

A ferramenta estrutura cada projeto criado em quatro níveis de hierarquia: Cliente, Meta, Lista de Tarefas e Tarefas. Há uma área para compartilhamento de arquivos e outra para mensagens internas entre integrantes de um projeto.

O teste é gratuito. A conta sem custo tem um limite de 1 projeto e 10 MB de armazenamento. Os planos que ampliam essa capacidade custam a partir de 29 dólares/mês.

12. Ágil Social – www.agilsocial.com (em português)

Essa rede social corporativa estimula a interação online, já que os funcionários criam perfis e podem sugerir novas ideias para os trabalhos desenvolvidos. É uma espécie de Facebook corporativo.

Dá para organizar tarefas, compartilhar projetos, definir prioridades e criar notas.

Há a opção de demonstração grátis do sistema.

Se interessar, são 30 dias grátis. O plano mais barato sai por 89 reais mensais, com direito a até 15 usuários, 2 GB de armazenamento e suporte por e-mail. Já no plano premium, dá para aumentar em 100 usuários e 20 GB de armazenamento.


 

FERRAMENTAS DE VIDEO CONFERÊNCIA

13. Hangouts – www.google.com.br/hangouts (em português)

Através de mais uma ferramenta do Google, é possível fazer uma reunião via chamadas de vídeo, áudio ou texto entre os integrantes de um time. É interessante para quem precisa constantemente realizar chats empresariais e videoconferências dinâmicas.

Esse recurso otimiza bastante o tempo e pode ser utilizada para reuniões entre membros da equipe e/ou com fornecedores, cortando gastos com eventuais viagens de negócios, como falamos antes.

É gratuito e pode ser usada pelo computador ou dispositivo móvel.

14. WebEx – www.webex.com.br (em português)

O WebEx combina compartilhamento de área de trabalho através de um navegador com conferência telefônica e vídeo, de modo que todos vejam a mesma coisa enquanto você falam.

O painel de visualização comporta até 7 feeds de vídeo (em miniatura) ao mesmo tempo. Em tela cheia, a imagem do vídeo tem resolução em HD (720px).

Você pode usá-lo a partir de qualquer computador (como Windows, Mac, Linus e Solaris) e também smartphones (como iPhone, Android ou BlackBerry).

O teste é gratuito e inclui reuniões ilimitadas por 14 dias, treinamento e suporte. Para saber o custo de planos empresariais é preciso entrar em contato com o serviço.


 

FERRAMENTAS DE GESTÃO DO TEMPO

Também falamos nesse artigo sobre a execução prática de dez verbos para te ajudar a romper as barreiras que dificultam o andamento e o crescimento profissional.

Encontramos algumas ferramentas bem eficientes que podem ajudar você e sua equipe nesse desafio diário de gerir o tempo.

16. RescueTime – www.rescuetime.com (em inglês)

O RescueTime é um programa que informa como você usa seu tempo na internet e te permite configurar alertas para indicar o tempo gasto em cada atividade. É ideal para trabalhar com objetivos.

O software envia também um e-mail todo o final de semana com um relatório completo de onde você andou (e perdeu tempo!) durante os dias de trabalho. Eles prometem total privacidade.

A ferramenta também bloqueia os sites considerados improdutivos para o trabalho.

Disponível em versão web, iOS e Android. Existe a versão gratuita (com menos recursos) e a empresarial, com direito a 2 semanas de teste. Depois, é cobrado uma taxa de 9 dólares/mês.

17. Toggl – www.toggl.com (em inglês)

O Toggl é um tipo de cronômetro que você liga e desliga quando começa e interrompe uma atividade. Essas atividades podem ser separadas por clientes e projetos, e é ideal para quem negocia serviços e contratos com pessoas ou empresas que pagam por hora trabalhada.

A versão grátis tem um limite de 5 clientes/projetos. A partir de 9 dólares/mês você amplia esse número de forma ilimitada, entre outros recursos.


 

FERRAMENTA DE ALERTAS INTELIGENTES

18. Clínica nas nuvens – www.clinicanasnuvens.com.br (em português)

Esse software organiza as informações e automatiza os processos de comunicação em clínicas e consultórios médicos, com interação entre pacientes, pré consulta, recibos, prontuários eletrônicos, e outros serviços.

Tem criptografia e certificado digital, o que garante segurança na troca de informações. É compatível com dispositivos móveis.

A versão de teste é gratuito por 15 dias, e os planos custam a partir de R$ 69,90 por usuário.

19. iDone – disponível na Apple Store (em inglês)

O iDone é um aplicativo da Apple para quem trabalha em equipe e precisa manter as tarefas organizadas. O programa manda lembretes no fim do dia para todos os funcionários e funciona de maneira colaborativa, para que cada um possa conferir o que foi realizado pelos outros membros do time.

O app também permite que os usuários interajam com as tarefas do colega, sugerindo melhorias no desempenho de cada funcionário da equipe.

É gratuito mas só tem versões em inglês e chinês tradicional.

Para finalizar

Você leu aqui que essas ferramentas podem estimular a inovação e renovar o espírito de equipe, além de adotar uma característica que, a depender do ramo, será diferencial no mercado. Agora está nas suas mãos descobrir se elas “são tudo isso mesmo”.

Colaboração é a palavra da moda, mas para ela ser efetiva, vai depender do envolvimento das pessoas. Para dar certo é preciso prática e confiança.

Gostou das dicas e ferramentas que mostramos? Deixe um comentário logo abaixo e conte quais dessas você já utiliza ou se convenceu a utilizar – e quais outras que não citamos e também são interessantes.

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