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A transição para um modelo de trabalho remoto – como uma empresa pode evitar contratempos

Nessa crise toda, muitas empresas tem pensado em abrir mão de equipes trabalhando em escritório para movê-las ao trabalho remoto.

A princípio, os funcionários podem se dividir entre os que acham “estranho” e os que acham “demais”, mas em geral, são reações fruto de uma percepção equivocada ou desconhecida sobre o trabalho à distância.

Nós já discutimos antes sobre os prós e contras do trabalho em home office, com todos os pré requisitos. Se a decisão já foi tomada, melhor saber como fazer uma correta transição para um modelo de trabalho remoto.

O funcionário que estranha a ideia pode pensar que esse é o primeiro passo para uma demissão (por se tratar de um corte de custos), e os mais eufóricos podem enxergar na possibilidade uma maior “folga”, ou em miúdos, mais flexibilidade e benefícios – o que nem sempre acontece.

O trabalho home office exige tanta ou mais dedicação que o trabalho convencional, e neste artigo, vamos mostrar quais as observações devem ser levadas em consideração na hora de planejar e executar a transição.

É importante que, ao introduzir a possibilidade em uma empresa, que as motivações e exigências sejam claras e que a nova estrutura de trabalho seja sólida.

Vamos lá?

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De olho nos números

Um outro levantamento realizado por uma empresa especializada em recrutamento e seleção destacou que apenas 30% das instituições pesquisadas adotam a prática, que é muito comum em outros países.

Nos Estados Unidos por exemplo, há várias empresas que já utilizam o sistema de trabalho em home office – cerca de 40 por cento. Lá essa modalidade está prevista em legislação e pode ser vantajoso tanto para a empresa quanto o empregado. Os resultados são animadores e têm impulsionado outras empresas neste caminho.

O trabalho flexível foi destaque também em uma pesquisa feita pela consultoria PwC, em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (São Paulo), com 113 empresas. Um grupo de 1,6 milhão de pessoas apontaram que uma das principais aspirações de seus funcionários é buscar formas alternativas de trabalhar. Essa revelação estava lado a lado com a busca por uma remuneração mais competitiva e um sistema de promoções baseado em méritos.

A transição para um modelo de trabalho remoto sem improvisos

Muitas empresas acabam trabalhando, ainda que eventualmente, com equipes remotas apesar de não chamar o modelo desta maneira. Em geral isso acontece quando o escritório está em reforma, uma inspeção geral ou algo do gênero.

O que acontece é que as empresas que permitem aos empregados atuar desde seu home office muitas vezes não enxergam isso como um modelo distinto de trabalho, mas sim como uma situação de improviso.

É preciso “limpar” toda essa visão de improviso, já que implementar um sistema de trabalho à distância exige uma estrutura técnica, tecnologia e de pessoal, que aproxime membros da equipe entre si e com a gerência, com o intuito de possibilitar uma transição fluida.

Nesse sentido, o planejamento é fundamental.

É importante que a transição seja suave e que os membros da equipe, remotos ou não, encontrem uma estrutura que permita a todos compartilhar o necessário como se estivessem no mesmo ambiente.

Não sendo feita essa programação prévia, o gestor da equipe certamente vai precisar lidar com as múltiplas soluções improvisadas pelos membros da equipe e isso pode acarretar uma situação complexa na qual muitas vezes o trabalho vai ser múltiplo.

Teletrabalho e suas situações

O trabalho em esquema home office pode ser empregado por diversos motivos e em diferentes circunstâncias. Os dois principais são:

1. Conveniências para trabalhador e empresa – o trabalhador ganha tempo para si e pode estar mais próximo aos elementos de sua vida privada. Isso vale especialmente para aqueles que têm filhos que precisam de supervisão, estudam ou vivem longe do escritório ou têm necessidades especiais, por exemplo. Da parte da empresa, fora as vantagens de ter um empregado satisfeito pelas vantagens citadas, há a questão de economizar em gastos operacionais que podem vir a, ao menos em parte, permitir ganhos maiores ao trabalhador.

2. Necessidades operacionais ou situações especiais – estes casos muitas vezes representam situações temporárias ou excepcionais. Um colaborador pode necessitar ser alocado junto a um cliente, em uma área de operações ou recorrer ao teletrabalho por uma questão de saúde, por exemplo. Mesmo que a situação seja temporária e eventual, é importante ter uma estrutura para trabalho à distância prontamente acessível.

Doses de compreensão e disciplina na equipe

Para que o trabalho home office funcione com produtividade, é preciso um auto controle fora do comum e disciplina para atuar de acordo com o que a atividade manda.

Por incrível que pareça, tem gente que acha que ao trabalhar em casa, haverá tempo de sobra para o lazer – já que teoricamente irá economizar tempo com trânsito, por exemplo.

Mas não é bem assim. É preciso disciplina para definir (e cumprir) horários de início, dosar as pausas e o fim do expediente.

gestão do tempo deve ser feita de maneira ainda mais rigorosa que o habitual, principalmente em relação ao cumprimento de prazos.

É importante deixar claro que durante dada parte do dia o colaborador precisa estar tão acessível e disponível quanto se estivesse a metros de distância dos demais colegas. A vantagem naquilo que diz respeito ao tempo que os membros remotos da equipe ganham para si está principalmente na facilidade de acesso a elementos do próprio trabalho – como aqueles que trabalham remotamente para estar mais próximos a clientes – ou a prontidão com que podem voltar a atenção para a vida pessoal – caso daqueles que trabalham de casa.

O segredo é tentar estabelecer um ritmo de trabalho próprio, objetivo e eficiente.

Entendendo o novo cenário

Como grande parte dos trabalhadores remotos passa a trabalhar em sua própria casa, é importante que o gestor nunca lide com a pessoa como se, por isso, ela estivesse sempre disponível.

Lembre-se que o funcionário tem um horário de trabalho a cumprir e a zelar. Ao necessitar de algo fora do horário acordado é preciso combinar que isso só vai acontecer em casos de urgência. Os gerentes de equipe precisam seguir isso rigorosamente. Uma forma de fazê-los entender é expor os potenciais encargos adicionais que podem ser acarretados ao acionar um funcionário fora de seu expediente. Caso o assunto possa esperar, espere como faria com qualquer membro da equipe.

É preciso considerar que, especialmente para o gerente da equipe, o teletrabalho pode significar um esforço a mais em alguns aspectos. É preciso voltar a atenção para diversos lugares ao mesmo tempo e abrir mão de conveniências como dar um recado ao lado da máquina de café, deixar uma nota em uma folha de papel na mesa do colega, correr até o elevador para pedir alguma coisa a alguém que já ia embora.

A tecnologia na transição para um modelo de trabalho remoto

É imprescindível ter uma estrutura de comunicação estabelecida quando da implementação de um modelo de trabalho remoto.

Empregar com sucesso um bom sistema de comunicação escrita e/ou falada pode criar a falsa impressão de que a maior parte do processo de implementação de uma estrutura para o trabalho remoto está concluída.

Para facilitar o trabalho home office, existe na internet uma infinidade de ferramentas disponíveis para auxiliá-lo, principalmente, na organização.

São ferramentas chamadas de “colaborativas”, e auxiliam na produtividade do trabalhador.

Tem opções para armazenamento online (Dropbox, Sugarsync), ferramentas de quadros de Kaban (Trello, Todoist, Wunderlist, Toodledo), agenda pessoal (Google Agenda), gestão de tarefas (Google Keep, Evernote), trabalho colaborativo (Google Docs, BaseCamp,Ágil Social), video conferência (Hangouts, WebEx), gestão do tempo (RescueTime, Toggl) e alertas inteligentes (Clínica nas nuvens, iDone).

Há também a opção de utilizar o armazenamento em nuvem para facilitar o cotidiano e agregar segurança aos usuários.

A utilização da nuvem pode também significar uma economia considerável no que tange a gastos operacionais de TI e manutenção de servidores. Garante também que toda a equipe tenha o mesmo acesso a dados e material relevantes independente de localização ou fusos horários. O resultado disso é uma equipe mais próxima apesar da distância física.

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Em resumo para concluir

Vimos neste artigo que:

1) O teletrabalho é uma modalidade de trabalho que, aos poucos, vem ganhando espaço no mercado de trabalho brasileiro;

2) O trabalho home office exige tanta ou mais dedicação que o trabalho convencional;

3) Planejamento é fundamental: a transição deve ser suave e os membros da equipe, remotos ou não, devem encontrar uma estrutura que permita a todos compartilhar o necessário como se estivessem no mesmo ambiente;

4) Havendo uma transição planejada e que ofereça aos colaboradores as ferramentas necessárias, pode-se abrir uma série de novas possibilidades para a equipe e para a empresa;

5) O teletrabalho pode ser uma excelente opção e uma maneira simples e nada dispendiosa de transformar uma situação de improviso em um sistema ágil e produtivo.

6) Como parte da implementação, é preciso estabelecer um sistema que permita uma gestão de projetos e tempo.

E aí, o que achou do artigo? Já passou ou acompanhou a transição de uma equipe? Tem alguma outra sugestão a dar? Utilize o espaço dos comentários e ajude-nos a criar conteúdos cada vez mais relevantes. Até o próximo artigo!

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