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Guia completo de etiqueta para escrever e-mails extremamente profissionais

A boa comunicação é muitas vezes determinante para um bom e duradouro relacionamento pessoal e profissional. Se ela é escrita através de e-mails, é preciso prática para aperfeiçoar a arte de mandar mensagens bem escritas e completas.

Esse artigo é para você que está no mercado de trabalho e quer melhorar o processo de enviar e-mails, e também para aqueles que ainda não tiveram a primeira experiência profissional mas sabem a importância de estar pronto(a) quando precisar.

Todo e qualquer documento enviado para colegas de equipe, clientes e parceiros deve ter um teor profissional, o que não difícil de se obter com alguns cuidados e treino constante. Isso também garante uma rotina mais organizada e eficiente.

Da mesma forma, o primeiro contato entre candidatos e recrutadores em um processo seletivo é feito através do e-mail. É ele que faz a ponte inicial e influencia o primeiro julgamento sobre o profissionalismo do aspirante

O que acontece é que, em função da praticidade do e-mail, algumas pessoas deixam de dar atenção especial à ferramenta e acabam se comunicando de forma extremamente ríspida, irritante, e as vezes, até infantil.

Existe uma diferença entre você enviar uma mensagem para um parente e para um fornecedor do seu trabalho. A abordagem, escrita e cuidados devem ser diferentes, e o foco aqui é mostrar como os e-mails profissionais precisam de atenção especial.

A forma como os colaboradores de uma empresa expressam suas ideias e como se comportam profissionalmente são determinantes para a permanência ou não no emprego, além de contribuir com os objetivos da organização – que espera que seus funcionários falem a mesma língua que ela.

Vamos lá?

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Exercitando a arte

A regra é clara: em um e-mail profissional, a escrita deve ser feita de maneira sóbria e formal. Intimidade você deixa para ter ou desenvolver em uma comunicação pessoal ou em redes sociais.

Porém, a formalidade não pode ser extrema, pois não estamos lidando com um processo jurídico, por exemplo.

Frases como “venho por meio desta”, “é por meio deste”, “sem mais delongas”, “sem mais para o momento” não se aplicam nos e-mails. São formais até demais.

É interessante usar a impessoalidade em algumas formas verbais, como “sabe-se”, “recomenda-se”, “coloca-se”, por exemplo. O emprego do verbo seguido pela partícula “se” garante uma eficiência maior.

No geral, o texto do e-mail deve prezar pela objetividade. No entanto, há algumas situações em que você pode detalhar as informações para que fiquem mais claras ao destinatário. Isso acontece em um contato entre profissional e fornecedor, onde o fornecedor nem sempre entende as especificidades do trabalho do profissional e precisa entender de uma forma clara. Ou em uma situação inversa.

Por isso, cabe a avaliação de quem escreve se aquele conteúdo será mesmo entendido por quem vai recebe-lo.

Pense na informação exata que você quer transmitir antes de escrever o e-mail. Isso garante que você não terá o trabalho de reescrita.

E-mail é documento!

Tenha cuidado com aquilo que se escreve no e-mail e de que maneira expressa suas intenções. A ferramenta é considerada um documento, já que o servidor registra o envio, com data e horário. Isso serve para se resguardar de situações embaraçosas e provar alguma ação na justiça quando existe um certificado digital ligado ao servidor de e-mail.

Seja sobre um contrato trocado pelo e-mail ou manifestações expressas de vontade entre as partes nas mensagens que o discutem, o e-mail é sem dúvida um instrumento de prova, portanto, documental.

Vá direto ao ponto

Fuja de e-mails longos! Não importa o cargo que você ocupe, nenhum justifica o fato de que o destinatário não gastará muito tempo lendo textos enormes.

Tente ser breve e concentre-se no que realmente importa e é preciso ser transmitido na mensagem.

Corte o mal pela raiz para não virar um mal hábito. Só abra exceções em situações que precisar ser profundamente detalhista sobre uma orientação ou acontecimento incomum.

É de praxe: e-mails longos costumam ser lidos ‘por alto’ ou mesmo ignorados.

Antecipar: ganhar e dar tempo ao leitor

Um bom exercício para trabalhar a objetividade e acertar em cheio o objetivo da mensagem é antecipar as necessidades do seu leitor. Ao invés de enviar um e-mail perguntando “você precisa que eu lhe encaminhe o documento?” já envie o arquivo de uma vez.

Garanta uma comunicação assertiva e ganhe tempo para você e economiza o do destinatário.

Trabalhe as suas qualidades

Independentemente do tipo de e-mail que você irá enviar, é interesse ser sempre educado e cordial. Desde a apresentação inicial até à despedida, seu e-mail precisa despertar interesse por parte do destinatário. Assim, ele se sentirá estimulado a retorná-lo.

Essas são qualidades que precisam ser percebidas pelo interlocutor. Analise quem é ele e adeque a formalidade de acordo com a necessidade.

Palavras como “por favor” e “obrigado” são fundamentais quando esperamos uma ação do outro.

A dica é ser direto, apresentar o tema principal do e-mail logo na frase de abertura e discorrer sobre o assunto dizendo o que precisa ser feito e até quando. Simples assim.

Não abrevie

É comum algumas pessoas – principalmente as viciadas em redes sociais como o Twitter – usarem algumas abreviações para economizar caracteres.

Exemplos: “vc, pq, kd, mto, ñ, qdo” no lugar de “você, porque, cadê, muito, não e quando”.

Leia e releia seus e-mails para evitar que alguns desses termos passem batido. No meio corporativo, mensagens com termos escritos assim passam uma imagem de falta de profissionalismo e não pegam bem.

Cuidado com seu endereço de e-mail

Tenha sempre um domínio próprio. Esse é o mínimo que se espera de uma empresa ou profissional com credibilidade.

Por isso, esqueça aquele e-mail adolescente como lukinhas_sk8@hotmail.com e use somente algo como lucasjornalista@gmail.com, por exemplo. Ou, de preferência, utilizando nome e sobrenome, como lucas_ferreira@yahoo.com.br.

Isso vale mesmo que a mensagem seja mais informal. Com isso, você evita um certo constrangimento e passa uma boa imagem. Esse tipo de situação talvez faça com que o empregador duvide da sua seriedade — além de ser um pouco infantil.

Seu nome como destinatário

Esta orientação parece um tanto óbvia, mas acontece com muita frequência.

Ao cadastrar a conta de e-mail, muita gente esquece de escrever o nome completo no formulário. Por exemplo, se a pessoa se chama Lucas Ferreira Batista, ela pode ter se cadastrado como lucas ferreira (tudo em minúsculo), ou apenas Lucas (sem sobrenome).

Para saber e consertar isso, basta ir nas configurações da conta.

Mas a regra do nome completo não é 100% obrigatória. Ter 1 nome e 1 sobrenome também é interessante. No exemplo acima, Lucas Batista funciona bem.

Com cópia e com cópia oculta

Na hora de preparar o e-mail, verifique sempre se está mandando o conteúdo para as pessoas certas. É bem constrangedor (e perigoso) mandar mensagens confidenciais para outros contatos.

Isso acontece muito quando se tem mais de um contato na agenda com o mesmo nome. Verifique sempre se aquela “Maria” é a Maria que você quer que receba a mensagem, pois podem existir várias Marias até com o mesmo sobrenome.

Também ocorre quando seu e-mail registra mais de um endereço para uma determinada pessoa. A tal Maria pode ter uma conta no Gmail, Hotmail e no Yahoo por exemplo, mas atualmente pode usar somente um. Logo, há de se verificar que está enviando a mensagem para o endereço certo.

O campo “para” determina o endereço de e-mail que receberá a mensagem. Se for o caso de mais de um destinatário, eles devem vir separados pelo sinal ponto e vírgula (;), e todos receberão o e-mail – saberão quem, além delas, também recebeu o conteúdo.

No caso do campo “Com cópia” (Cc), os destinatários também terão conhecimento de todos que receberam a mesma mensagem. A diferença é que esse formato é normalmente utilizado quando o e-mail é enviado apenas para o conhecimento das outras pessoas. Ou seja, você envia a mensagem para uma pessoa específica (com o e-mail no campo “Para”), mas acha importante que outros tomem conhecimento daquela informação (então inclui os endereços em “Cc”).

Já pensando na situação de você querer enviar um e-mail para mais de uma pessoa, sem que uma saiba que a outra está recebendo a mesma mensagem, invista no campo “Com cópia oculta” (“Cco”). Essa opção é muito utilizada quando se quer enviar uma mensagem para um grupo muito grande de pessoas – como um e-mail marketing. Isso ajuda a evitar SPAM.

E na hora de responder um e-mail que você e um grupo receberam, também responda para todos (e não somente para quem te enviou). Pense bem: se alguém enviou um e-mail para cinco pessoas (uma delas é você), deve significar que todos são relevantes, não? Descubra onde fica o botão “responder para todos” da sua mensagem e utilize-o com frequência em uma troca de mensagens com múltiplos contatos.

O assunto é a cereja do bolo

O assunto ou título do e-mail deve também ser claro e dizer exatamente o que o restante do texto procura transmitir. Isso irá despertar a atenção e fazer com o que o seu e-mail seja aberto – em uma provável lista de muitos não lidos que ele ou ela receberá.

Uma tática é deixar para preencher o assunto quando o conteúdo do e-mail já estiver pronto. Assim fica mais fácil ter uma ideia do conteúdo total e como você irá resumi-lo em alguns poucos caracteres. Isso funciona bem quando a pessoa já está com esse gatilho na cabeça – do contrário, ela pode simplesmente esquecer de colocar o assunto na mensagem (o que é péssimo). Felizmente, alguns servidores de e-mail costumam lembrar o usuário de incluir o assunto quando isso não é feito por ele(a).

Escrever coisas muito genéricas no assunto também não é interessante. “Olá” no campo de assunto de um e-mail sobre as demandas semanais não será útil e muito menos soa profissional.

Se for um e-mail urgente (que deve ser lido no mesmo dia e uma ação rápida precisa ser feita, por exemplo), deixe isso claro no campo de assunto. Isso ajuda seu destinatário a se organizar e dar prioridade ao que é verdadeiramente importante.

Verifique os e-mails anteriores sobre o assunto

Essa é uma outra regra de etiqueta. Em algumas trocas de mensagens, muitas pessoas deixam de verificar o que foi dito antes – você pode não ter lido a mensagem ou pode ter sido incluído posteriormente. Esquecendo de verificar, você pode acabar fazendo perguntas desnecessárias, colocando situações que já foram discutidas antes.

Então, se você não está entendendo o conteúdo de uma mensagem que parece ser uma longa conversa, vá na caixa de entrada, faça uma busca simples nas pastas do seu email e veja se há alguma conversa que você não está recordando.

Isso evita uma gafe profissional.

Uma boa saudação

A abordagem inicial ideal é quando nos dirigimos ao destinatário pelo nome e damos bom dia, boa tarde ou boa noite. Se necessário, use títulos formais como, por exemplo, Sr., Sra. ou Dr. junto ao sobrenome do destinatário, seguido por uma vírgula.

O uso dos pronomes de tratamento vai variar de acordo com a formalidade existente entre remetente e destinatário. Claro que uma conversa entre membros de uma mesma equipe não exige tanto rigor. Nesses casos mais livres, dá para tratar o outro como “você”, mas não é interessante utilizar algo como “e ai, beleza?”, “opa cara”, etc.

Saudações como “Olá” também são aceitáveis, principalmente quando você não sabe o nome da pessoa para quem você está escrevendo (no envio de um currículo por exemplo). Bem como utilizar o termo “Prezados”.

Caso seja o primeiro contato entre vocês, é importante que apresentar-se já no começo. Isso inclui dizer por que motivo você está escrevendo aquele e-mail e, se for o caso, onde conseguiu o endereço eletrônico dele ou dela.

Uso de parágrafos e tópicos

Uma boa dica para aplicar no desenvolvimento do conteúdo do e-mail é separar os assuntos por parágrafos. Isso, claro, a menos que seja uma mensagem de uma única linha.

Da mesma forma, faça as perguntas e inclua as questões mais importantes em tópicos. Também responda utilizando tópicos quando há várias perguntas. Isso facilita a visualização e comunicação entre as partes. Até mesmo este artigo, dividido em tópicos, fica mais fácil de ler, não é mesmo?

Outra dica é organizar o e-mail em subtemas. Se que você está escrevendo sobre mais de um assunto em um e-mail, divida-os e utilize números, letras e símbolos para marcar a separação entre eles e as diferentes categorias (por exemplo, “1″, “2″, “3″ ou “a”, “b”, “c”).

Isso irá facilitar o entendimento e evita alguns “vai e vem” de mensagens sem a real necessidade.

Formatação do texto

Utilize as ferramentas de formatação do texto para dar destaque ao que é mais importante. Ao usar marcas em negrito, itálico, sublinhado ou realce em cor, você acaba auxiliando o leitor a se concentrar no que é a parte mais importante de seu e-mail e na identificação do que se espera deles ao final do e-mail.

A fonte utilizada deve ser, de preferência, a automática do servidor de e-mail. Por isso, quando for transferir um texto do Word (em que há uma formatação diferente), recorte-o e passe-o antes no bloco de notas do Windows para retirar toda formatação. Só depois cole-o no servidor de e-mail.

O tamanho da fonte também deve ser padrão – geralmente tamanho 10, 12 ou “normal” (depende do serviço de e-mail).

Com relação a cor do texto, opte mais uma vez pela sobriedade. Tudo preto, cinza, ou azul escuro, e só destaque de outra cor o que tiver de ter atenção.

Mas não se engane se você acha que a cor vermelha é a ideal para isso. Utilizando-a, você pode passar a imagem de alguém que não sabe diferenciar mensagens pessoais das profissionais — além de dificultar a leitura do seu destinatário.

Portanto, fuja de cores muito fortes e opte sempre para as tradicionais.

Sending E-mail Concept - Email and Newsletters Campaign

Uso de anexos

Não se esqueça dos anexos, principalmente se eles existem, são citados no e-mail e, ao final, esquecidos. Isso é bem comum, e acaba mostrando a sua falta de atenção – o que é ruim para a imagem profissional.

Alguns serviços de e-mail até mostram esse deslize, como o Gmail. A ferramenta emite um aviso caso você tenha escrito “anexo” na mensagem, mas não tenha anexado nada de fato.

Outra dica que parece boba mas não é. Se há a existência de anexos, não se esqueça de avisar na mensagem. Do contrário, a pessoa pode nem notar que você enviou algo além do texto.

Atenção também para o tamanho dos anexos. Nem todo servidor de e-mail tem uma grande capacidade de armazenamento – principalmente para aquelas empresas que utilizam o Outlook. Exemplos: no Gmail o limite é de 25 megabytes (MB), Hotmail de 15 megabytes (MG) e Yahoo Mail 1 terabyte (TB).

Portanto, tenha sempre o bom senso de mandar apenas anexos pequenos – como os documentos em doc, fotos em resolução pequena/média ou arquivos em excel. Mas caso o anexo que você tem a enviar seja realmente muito grande, opte por investir em opções de armazenamento online, como nós mostramos nesse artigo. Você anexa em outro servidor, copia o link e cola no corpo do e-mail. Bem simples.

A assinatura do e-mail

Depois que o conteúdo da mensagem estiver pronto, é hora de fechar com chave de ouro.

Mesmo que a pessoa saiba quem está partindo a mensagem, assine a mensagem com um simples “Atenciosamente” e seu nome. Esta é uma forma formal de se despedir de uma pessoa em ambiente de trabalho, sempre com atenção e mostrando que a mensagem é profissional.

Para cargos oficiais, vale um “Respeitosamente”.

Há ainda a opção de utilizar “Grato(a)”, “No Aguardo”, “Estou à disposição”, “Me coloco à disposição em caso de dúvidas”, etc.

Pense também na opção de incluir uma assinatura profissional, com nome, cargo, telefone (se for o caso) e site/redes sociais da empresa.

Para criar uma assinatura de e-mail automática, é só procurar essa opção nas configurações do serviço de e-mail. Assim, todo novo e-mail criado já aparecerá com essa marca.

Isso facilita a identificação de contato (já que o uso de agenda telefônica não é muito comum hoje em dia), e também saber o nível hierárquico do destinatário (ou em qual setor o seu contato trabalha).

Veja alguns exemplos e orientações nesses links a seguir. Primeiro, para Outlook, e nesse outro, em outros serviços e como bônus algumas opções gratuitas que fazem o trabalho de criar uma assinatura profissional.

Trabalhando a revisão final

Tudo pronto, é hora de fazer uma revisão detalhada da mensagem, identificando possíveis falhas.

Isso começa desde o campo “para”, passando pelo assunto, anexos, até a saudação final.

Os erros de gramática ou de ortografia em um e-mail formal são vistos como falta de cuidado e dão a impressão de que o redator escreveu com pressa. Alguns servidores de e-mail marcam palavras com erros assim como o Word faz.

Verifique mais uma vez se você foi educado no tom da mensagem. No fim, todos gostam de cordialidade e bom humor, itens que são, inclusive, grandes facilitadores na rotina de trabalho.

Análise geral do layout

Verifique revisar também o layout ou aparência do e-mail, que deve ser limpo e organizado.

As letras devem ser usadas apenas com a primeira letra da frase em caixa alta, pois quando há excesso de letras maiúsculas, a impressão que se passa é de “gritar” com o interlocutor. E quando tudo está em minúsculo, não parece profissional.

Uma dica é escrever primeiro o texto e somente depois fazer a formatação, inserindo espaçamentos, destaques, cores e outros recursos.

Mais boas maneiras

Na troca de mensagens entre profissionais, é recomendado responder um e-mail em até 24 horas, prestando atenção aos dias úteis.

A resposta com prontidão é algo muito avaliado pelas organizações e sinônimo de cuidado.

Esse prazo ideal pode variar conforme as prioridades e agenda de cada profissional, mas no geral, é interessante utilizar essa base de 1 dia útil.

Responda rápido mesmo que seja para dizer que precisa de “tantos” dias irá responder os tópicos com mais calma. Assim seu interlocutor vai saber que você recebeu e deu uma olhada na mensagem.

Envie e-mails programados

Uma outra regra de etiqueta para e-mail é atentar-se sempre no horário de envio.

Se você possui hábitos noturnos e seu destinatário trabalha em horário comercial, opte por programar o envio da mensagem para o mesmo tempo do interlocutor.

Muitas pessoas integram a conta corporativa ao celular, e é muito ruim quando ele recebe uma notificação em um horário inconveniente.

Por isso, programe o envio do seu e-mail para horários melhores — de preferência a partir do horário comercial, que em geral se inicia às oito da manhã.

Crie respostas automáticas

Para finalizar, outra regrinha é utilizar o recurso de “respostas automáticas” para os casos em que os e-mails não puderem ser lidos em tempo hábil.

Exemplo? Em caso de reunião externa o dia todo, treinamento fora da cidade ou país por um tempo determinado, ausência temporária para um local onde não há internet, e mesmo o período de férias.

Essa é uma prática super normal, e todas as pessoas que mandarem uma mensagem para a sua caixa de entrada receberão um aviso sobre a sua ausência temporária.

E ai, o que achou das dicas? Já passou por alguma outra situação complicada ao trocar e-mails profissionais que não alertamos aqui? Conte para a gente através dos comentários!

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